Créer un modèle de checklists
Créer un modèle de checklists
Pour créer un modèle de checklists, cliquez sur le bouton + puis sur Modèles.
Étape 1 - Ajouter le modèle
- Saisissez le nom du modèle (3)
- Choisissez l'équipe où vous souhaitez ranger votre modèle (4) > ℹ️ les membres de l'équipe seront repris comme membre du modèle et vous pourrez ajouter ou retirer des membres au besoin.
- Rédigez ensuite la description du modèle de checklists qui sera réutilisée comme modèle de description pour chaque checklist lancée ensuite, comme dans l’exemple ci-dessous (5) facultatif
- Cliquez sur Enregistrer (6)
Étape 2 - Choisir les membres
- À partir du bouton Ajouter un membre, sélectionnez tous les membres concernés par le modèle en cliquant directement sur les utilisateurs proposés ou en utilisant la barre de recherche (7)
- Définissez les modérateurs du modèle – ces personnes auront accès aux paramètres du modèle en question et pourront le modifier si nécessaire.
- Une fois la liste des membres créées, cliquez sur Terminer (9)
Étape 3 - Créer les tâches de votre modèle
Saisissez les tâches qui feront office de modèle pour le lancement des futures checklists :
- Saisissez les tâches une par une ou copier-coller des tâches préalablement listées. Celles-ci seront créées automatiquement en une fois.
- Cliquez sur + pour simplement sur Enter pour valider la saisie et générer la création des tâches.
- Déléguez les tâches à différentes personnes. À chaque lancement de checklists, ces mêmes personnes se verront attribuer ces mêmes tâches.
▶️ Une fois le modèle créé, vous pourrez lancer une checklist
À noter qu’à chaque lancement de checklist à partir du modèle préalablement créé, plusieurs éléments sont repris : les tâches, les responsables des tâches, les espaces de travail avec lesquels les tâches sont partagées, les dates planifiées, les échéances, les sous-tâches, la description selon le modèle, les fichiers joints et les observateurs.
Les tâches rattachées à une checklist sont numérotées afin de garder en tête la procédure complète selon le modèle initial. Ceci permet également de différencier les tâches liées à une checklist de celles rattachées à un espace de travail.
💡 Astuce pour configurer efficacement les tâches du modèle de checklists
Il existe un bouton qui permet de prioriser, déléguer et partager les tâches du modèle de checklists.
- Cliquez sur l’icône baguette magique
- Cliquez sur l’option à configurer (ici : Déléguer)
- Sélectionnez un responsable par tâche (les cartes représentant les tâches défilent automatiquement après sélection du responsable)
Mis à jour le : 09/04/2024
Merci !